北京网络空间安全协会会计档案管理

• 总则

第一条 为规范协会的财务档案管理工作，并参考财政部有关会计档案管理规定制定本制度。

第二条 协会、直属单位、成员企业，应当依照本制度管理财务会计档案。各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的保管、保存、立卷、归档、、借用和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

第二章财务会计档案的内容

第三条 财务会计档案包括：会计凭证、会计账簿（含备查账簿）、会计报表、验资报告等会计核算专业的文字、图标和各类存有会计信息的磁盘、光盘资料，是记录和反映经济业务的重要资料和证据。

第三章财务会计档案的保管、查阅、保存

第四条 财务部门作为会计档案的主管部门，指定专人负责，严格按照《会计人员工作规则》要求妥善保存会计档案，定期收集会计档案，审查核对，将各种财务计资料按类别、按顺序整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册，严防毁损、失散和泄密。年度会计资料的归档时限为次年3月底之前。

出纳人员不得兼管会计档案。

第五条 会计档案管理人员应将归档的会计资料，按年、季、月顺序立卷登记存放。保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，保管人员和经办人员共同拆封整理。

第六条 财务人员因工作需要查阅档案时，需阅后及时归还原处；其他部门因公需要查阅会计档案时，必须经财务同意，方可接待查阅。

第七条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分3年、5年、15年、30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。本规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

财务会计档案保管期限表

第八条  会计档案保存

• 会计档案的存放要有专门的存放地点。
• 存放地点要做到防火、防虫、防潮，确保档案安全。

第四章财务会计档案整理立卷、归档

第九条 会计档案的整理

会计年终之后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷，各种档案按关联性分门别类立卷，各卷按顺序编号。

• 会计凭证：按月立卷，每月末装订成册，可以根据凭证的多少，合并装订和分散装订，做到整齐、牢固、美观；装封面的所有内容要填写整齐，包括单位名称，年度、月度、起止日期、号码、装订人签章等。
• 会计账簿：各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他均需整理妥善保管。会计账簿在装订前应牢固、平整、不得有折角，掉页，账簿的装订封口处应该加盖装订人的印章。装订后应标注所属年度及账簿名称及编号，会计账簿的编号为一年一编号，装订资料有总账、明细账、科目余额表、现金日记账、银行存款日记账、及辅助账。
• 会计报表：会计报表编制完成后按时报送，留存报表均属于装订资料，年度终了统一归档保存。

第十条 会计档案的归档

• 年度终了之后，当年的会计档案由财务统一整理，按要求交由专人保管。
• 会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。
• 机构变动或是档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部档案逐一点交，接管人员逐一点收。

第十一条 磁介质数据管理

每月结账后财务主管须将财务软件数据库导出，进行数据备份保存。

第五章财务会计档案的借用

第十二条 会计档案原则上不对外出借，如有特殊情况需要的，需经协会领导同意批准，并办理有关手续，外借期间不得转借他人，不得拆散原卷则，限期归还。向外单位提供的原始凭证复印件，应当在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名或盖章，标注仅限何用途。

第十三条 外单位人员因公需要查阅公司财务会计档案时，应持有单位介绍信，经协会秘书长和财务同意后，方能由保管人员接待查阅，并由保管人员详细登记查阅会计档案人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。

第十四条 借阅会计档案的人员，不得将会计档案携带外出，特殊情况需要经单位领导批准。

第十五条 查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、折封和抽换。

第六章 财务会计档案的销毁

第十六条  会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案保管人员提出销毁意见，编制《会计档案销毁清册》，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。档案管理负责人和财务部严格审查，会签后，报协会领导审查，报请协会领导批准后销毁。

第十七条 对于其中未了的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权、债务时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第十八条 销毁会计档案时，应由财务人员、行政部门及领导指派人员共同参加监销。

第十九条 监销人员在销毁财务会计档案前，应当按照《会计档案销毁清册》所列内容核对所要销毁的财务会计档案；销毁后，应当在销毁清册上签名或盖章，并将销毁情况及时报告财务主管领导。

第七章  附则

第二十条  本制度规定与国家颁布的财经法规或协会章程相抵触时，以国家财经法规、章程的规定为准。

第二十一条 本制度自颁布之日起实施。

北京网络空间安全协会

2021年4月22日